规范档案数据管理，优化数据利用
档案管理系统和档案数字化可以有效提升档案管理工作水平，实现了档案资料数字化、档案管理自动化，解决了文书档案归档难、查阅难的现状；实现了档案资料的真实性和完整性，减少了纸质档案在流转过程中可能发生的耗损和遗失；实现了档案传递网络化，网内用户可适时查询、上传、下载资料，从而提高了档案利用效率；实现了档案信息化与工作信息化同步并轨，为工作提供信息化支撑。
档案是国家信息资源的重要组成部分，它真实反映了经济社会发展进步的过程与面貌。档案事业是一项记录历史、传承文明、积累知识和经验的事业, 涉及各个领域和行业，是各项建设事业发展的重要基础之一。
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体上的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供档案利用，实现资源共享。档案数字化对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用，它既是档案信息化建设的重要组成内容，也是数字档案馆建设的基础工作。
随着信息技术、网络技术、数据库等技术的迅速发展及其在各领域的广泛应用，社会信息流通的基础结构发生了根本性的变化，为了适应档案馆信息服务新要求新环境的挑战，北京兴展投资控股有限公司档案数字化工作势在必行。
目前大多数档案管理单位保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。
